Llega un momento en el que los reportes se vuelven un rompecabezas. Sucede que en muchas ocasiones vamos agregando o anexando cosas que surgen a medida que los diseñamos cuando esto nos ocurra, la fórmula es simple: menos, es más.
Lo más importante es hacer que las cosas sean transparentes y sin rodeos. El ejemplo más claro sucede cuando tenemos que armar incentivos o acciones para motivar a los colaboradores. Para esto les sugiero: que los incentivos no los armen los gerentes. Entre las personas a incentivar y quiénes diseñen los incentivos, no debería existir más de un nivel. Desde luego hay que aprobarlos, costearlos y demás, a lo que me refiero es al “software”, es decir a las condiciones del incentivo.
Porque si el incentivo lo diseña un gerente, el colaborador generalmente no lo entiende. Las variables que motivan a los colaboradores las conocen sus jefes directos, por eso es importante consultarles a ellos cuáles serán las (pocas) que conformarán el incentivo.
Otro ejemplo de “menos es más” son los reportes o informes. Acá también les sugiero:
Los informes o reportes son claros sólo si pueden ser comprendidos en la pantalla de un celular. Hoy la inmediatez vale más que el detalle, por eso para los jefes es muy importante tener un status o evaluación con solo un pantallazo.
No vale la pena extenderse en interminables explicaciones. Más vale que los informes sean simples, con gráficos pequeños, claros y directos. De esta manera se valorará mucho más nuestro trabajo. Guardemos los detalles o información para las presentaciones.
Por último, esto mismo aplica para los correos electrónicos. Si Twitter permite 140 caracteres: ¿Qué nos hace pensar que la gente que recibe nuestro correo quiere leer 500 palabras? Es muy recomendable utilizar el “contador de palabras” y re-leer nuestros e-mails antes de enviarlos, eliminando redundancias o varias explicaciones del mismo concepto.
De esta manera nuestras acciones y decisiones tomarán más poder llegando cada vez más lejos. No hay que rendirse y ni olvidar ese dicho que dice “no rompas el silencio si no vas a mejorarlo” ¡Eso es ser simple y eficaz!
Darío Álvarez se desempeña como Jefe Comercial en Iplan @_DarioAlvarez
